一個會展的順利舉辦需要兼顧到多方面因素，會展策劃書需寫明活動的總負責人以及實際各項工作的執存人員。工作小組可以依照活動的分類劃分。在確定工作小組之余，各小組內部成員問還應該進一步明確具體分工，以便各司其職。
　　對于商業展銷性質的會展，營銷方案在策劃書中也需要得到體現。這里的營銷部分除了對旅游產品價格定位、營銷渠道選擇的介紹之外，比較偏重于對開展會展旅游活動的推廣手段與方式的闡述，策劃者需要明確提出推廣形式、時間選擇、宣傳強度等內容。
　　企業選擇通過會展來展現企業產品或宣傳企業性質，擴大企業的影響力。通過展會可以實現貿易合作向資本合作的有效過渡。通過與客戶或經銷商，或其他企業的面對面的溝通和交流，可以激發企業的發展思路，詳細了解企業產品市場，并有可能實現就某一產品或技術的資本或技術合作。但與此同時還需要做好成本控制。
　　為保障參展商的效益，會展設計策劃書中應以表格形式分項列出活動的收支細目。會展旅游收人主要可以來自旅游者所支付的費用、會展旅游各項贊助、政府撥款以及行業協會資助等。對于收入的各個來源，策劃者應該計算出其占總收入的比例并分項列出。